นอกจาก Excel จะเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการคำนวณได้อย่างเก่งกาจแล้ว มันยังสามารถนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการ Track งาน/วาระประชุมต่างๆ ได้อย่างยอดเยี่ยมด้วย วันนี้ผมเลยจะมาแชร์เทคนิคที่คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ ครับ (ถ้าใครมีแนวทางอื่นเจ๋งๆ ก็บอกผมด้วยนะ ^^)
1. ออกแบบการจดงานในลักษณะตาราง Database
เวลาอยากจะใช้ Excel ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ การเก็บข้อมูลในลักษณะตาราง Database จะเป็นการเริ่มต้นที่ดีที่สุด เพราะมันสามารถช่วยให้เราสามารถนำข้อมูลไปใช้ในความสามารถอื่นๆ ของ Excel ได้อีก เช่น Sort/Filter, PivotTable เป็นต้น
สำหรับคนที่ไม่รู้ว่าการเก็บข้อมูลในลักษณะตาราง Database เป็นยังไง… มันก็คือการเก็บข้อมูลโดยใส่ข้อมูลโดยมีหัวตาราง โดยเป็นตัวที่จะบอกว่าข้อมูลในคอลัมน์นั้นๆ คือเรื่องอะไร นั่นแปลว่าในคอลัมน์เดียวกัน ข้อมูลจะเป็นข้อมูลประเภทเดียวกัน เช่น ถ้าเป็นชื่อสินค้า ก็จะเป็นชื่อสินค้าทุกบรรทัด ถ้าเป็นวันที่ Deadline ก็จะต้องเป็นข้อมูล Deadline ทุกบรรทัด เป็นต้น
ดังนั้นสิ่งสำคัญคือ คุณจะต้องคิดว่าการจดงานของคุณควรจะมีคอลัมน์อะไรบ้าง? เช่น
Image may be NSFW.
Clik here to view.
2. ปรับตารางให้เป็น Table ก็เจ๋งนะ
ไหนๆ เราก็จะบันทึกข้อมูลในลักษณะของ Database แล้ว การปรับตารางปกติให้กลายเป็น ตารางแบบ Table ไปเลยก็จะได้ประโยชน์หลายอย่าง เช่น
- ไม่ต้อง Copy ข้อมูลจากบรรทัดบนไปบรรทัดล่างอีกต่อไป มันจะลงมาให้เองอัตโนมัติ ทั้งสูตร, Data Validation, Conditional Format ทั้งหลายที่เรากำลังจะอธิบายต่อๆไป
- มีเครื่องมือ Filter ขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ
ซึ่งวิธีทำก็ง่ายแสนง่าย ก็คือเลือกส่วนใดส่วนหนึ่งของตารางแล้วไปที่ Insert -> Table หรือกด Ctrl+t เป็นอันจบ
Image may be NSFW.
Clik here to view.
Tips : รู้จักใช้เครื่องมือ Sort/Filter
การใช้ Sort/Filter จะสามารถช่วยให้เราสามารถบันทึก/เลือกข้อมูลแก้ไขได้ง่ายขึ้น เพียงคุณมีซักคอลัมน์บอกว่าแถวนั้นๆ คือเรื่องอะไร แล้วใช้เครื่องมือ Sort/Filter คุณก็สามารถทำให้ข้อมูลที่เดิมกระจัดกระจายอยู่หลายบรรทัด สามารถมารวมอยู่ติดๆ กันได้อย่างง่ายดาย เช่น คุณอาจจะบันทึกประเด็นประชุมต่างๆ ไล่ไปเรื่อยๆ ทีละแถวๆ โดยไม่ต้องสนใจว่าแต่ละแถวเป็นเรื่องเดียวกันหรือไม่เพราะสามารถ Sort/Filter ได้ภายหลัง
เราสามารถเปิด/ปิด Auto Filter ได้โดยการกดปุ่ม Auto Filter บน Ribbon หรือจะใช้ Keyboard Shortcut: Ctrl+Shift+L ก็ได้
3. Shortcut เจ๋งๆ ในการบันทึก / แก้ไขข้อมูล
เวลาจดงานในที่ประชุม สิ่งสำคัญมากๆ อย่างหนึ่งคือ “ความเร็ว” นั่นเอง ดังนั้นเทคนิคในการบันทึก/แก้ไขข้อมูลแบบเร็วๆ จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นที่ต้องเรียนรู้
และวิธีการบันทึกข้อมูลที่เร็วที่สุดอันหนึ่งก็คือ การใช้ Keyboard Shortcut นั่นเอง (มันเร็วกว่าการใช้ Mouse คลิ๊กมากๆ) ดังนั้นผมจะขอแนะนำ Shortcut ที่คิดว่าจะมีประโยชน์ต่อการบันทึกงานดังนี้ครับ
- ไปช่องถัดไป (ถ้าอยู่ช่องสุดท้าย จะขึ้นบรรทัดใหม่) = Tab
- เข้าไปแก้ไขข้อมูล = F2
- ทำซ้ำ action ล่าสุด = F4
- สร้างเลข Running = ใส่เลข 1 แล้วกด Ctrl ค้างไว้ แล้วลาก Fill Handle ลง
- ใส่วันที่ปัจจุบัน = Ctrl+;
- ใส่เวลาปัจจุบัน = Ctrl+: (Ctrl+Shift+;)
- ขีดฆ่าข้อมูล (strike through) = Ctrl+5
Image may be NSFW.
Clik here to view.
4. สร้าง Drop Down List ให้กรอกข้อมูลง่าย
เราสามารถสร้าง Drop down List ให้คนกรอกข้อมูลได้เร็วและถูกต้องได้ง่ายๆ ซึ่ง Dropdown ที่จะนำมาใช้ได้
เช่น คนรับผิดชอบงาน/กลุ่มของงาน/Status ของงาน เป็นต้น
Image may be NSFW.
Clik here to view.
วิธีการทำก็ง่ายมาก ให้ไปที่ [Data] -> Data Validation -> List -> แล้วพิมพ์ตัวเลือกที่ต้องการ คั่นด้วย Comma หรือจะเลือก Range ของ Choice ที่ต้องการ หรือจะเลือกจากชื่อที่ตั้งเอาไว้แล้วก็ได้ (ในรูปผมตั้งชื่อ Range ของ Choice ที่จะให้เลือกว่า ลูกน้อง ตามวิธีด้านล่าง)
Image may be NSFW.
Clik here to view.
Tips : การตั้งชื่ออย่างรวดเร็ว
- ให้เขียนชื่อไว้ช่องข้างบน (เช่น คำว่า Status) แล้วตามด้วย Choice ทั้งหมดที่จะอยู่ในชื่อนั้น (New,Doing,Stuck,Done)
- ลากพื้นที่คลุม แล้วกด Ctrl+Shift+F3
- ติ๊ก Top Row แล้ว OK
Image may be NSFW.
Clik here to view.
Tips : Dropdown List แบบกรอกข้อมูลเพิ่มได้
แต่เทคนิคที่หลายคนอาจไม่รู้คือ เราสามารถทำ Drop down List แบบที่เลือกแล้วยังแก้ข้อมูลต่อได้ด้วย ซึ่งจะเป็นการเน้นเรื่องของความเร็วในการกรอกข้อมูลมากกว่าความถูกต้อง เทคนิคคือ ใน Tab Error Alert ให้เอาติ๊กถูกออกไปตรงส่วนของ Show error alert after invalid data is entered
Image may be NSFW.
Clik here to view.
แถม: การทำ Dropdown 2 ชั้น
บางทีถ้าเรามีทุกอย่างให้เลือกใน Dropdown เลย คนเลือกอาจเลือกไม่ไหว เพราะเยาะมาก เราจึงอาจต้องทำให้มี Dropdown 2 ชั้น เพื่อให้ Dropdown แรกเป็นตัว scope ตัวเลือกของ Dropdown อันที่ 2 ให้น้อยลง => เทคนิคการทำ Dropdown 2 ชั้น
5. รู้จักใช้สูตรข้อมูลเพื่อลดการกรอกที่ไม่จำเป็น
การกรอกข้อมูลให้ง่ายขั้นนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้การจดงานสะดวกขึ้น แต่ที่เจ๋งกว่าการกรอกง่ายก็คือการไม่ต้องกรอกข้อมูลเลย
ดังนั้นการทำงานควรจะต้องคิดด้วยว่าเราสามารถเขียนสูตรอะไรเพื่อลดการกรอกข้อมูลที่ไม่จำเป็นได้บ้าง?
ใช้สูตรเพื่อ Lookup ข้อมูลมาอัตโนมัติ
สมมติว่างานแต่ละบรรทัด เรามีการกรอกคนรับผิดชอบงานนั้นๆ ไปแล้ว เราก็อาจไม่จำเป็นต้องกรอกหัวหน้างานเข้าไปอีก เพียงแค่เราทำตารางที่บอกว่าลูกน้องแต่ละคนมีใครเป็นหัวหน้าบ้าง
ตารางอ้างอิง ชื่อหัวหน้่า
Image may be NSFW.
Clik here to view.
จากนั้น เราก็สามารถเขียนสูตรเพื่อดึงชื่อหัวหน้างานมาได้โอยอัตโนมัติได้แล้ว ง่ายมากๆ
Image may be NSFW.
Clik here to view.
** สัญลักษณ์ [@ชื่อหัวคอลัมน์] เป็นการอ้างอิงแบบ Structure Reference เมื่อมีการใช้ Table หมายถึงเอาข้อมูลในคอลัมน์นั้นจากแถวเดียวกัน**
รู้จักเขียนสูตรเพื่อให้ข้อมูลขึ้นมาโดยอัตโนมัติ
ทำได้หลายแบบมากๆ เช่น
- ถ้าวันที่ปัจจุบัน TODAY() เลย Deadline แล้ว และยังทำงานไม่เสร็จ ให้มีสถานะขึ้นมาว่างาน Late แล้ว
- ถ้าใช้พวก COUNTIFS นับจำนวนงานที่รับผิดชอบของคนคนหนึ่งๆ ถ้ามีเกินกว่าค่าที่กำหนด ให้ขึ้นว่า Overload
6. ถ้ากรอกข้อมูลผิดก็ต้องเตือน
เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีการกรอกข้อมูลได้อย่างถูกต้อง เครื่องมือ Data Valuidation เราสามารถเลือกคำสั่ง Allow เป็น Number, Text, Date เพื่อกำหนดประเภทข้อมูลที่ต้องการให้กรอกได้อย่างง่ายดาย เช่น ในช่อง “Deadline” อาจจะใส่เงื่อนไขว่า ห้ามกรอกวันที่ในอดีต โดยใส่ว่า Date ต้อง greater than or equal to =TODAY() เป็นต้น
Image may be NSFW.
Clik here to view.
และเมื่อกรอกข้อมูลผิด ก็ควรเตือนคนกรอกได้ว่ามันผิดยังไง คนกรอกจะได้แก้ให้ถูกต้อง เช่น
Image may be NSFW.
Clik here to view.
เวลากรอกผิดเงื่อนไขก็จะขึ้นเตือนมาได้
Image may be NSFW.
Clik here to view.
7. ใส่ Timestamp แบบไม่ง้อ VBA
ปกติแล้วในช่องพวกวันที่/เวลา ถ้าเราใส่สูตร เช่น =TODAY() หรือ =NOW()
ค่าของมันจะเปลี่ยนไปเรื่อยๆ เมื่อ Excel มีการคำนวณใหม่ ทำให้ไม่สามารถคงวันที่ที่เราต้องการไว้ได้
ซึ่งเราสามารถแก้ปัญหานี้ด้วยการ Stamp ค่าจาก Keyboard Shortcut Ctrl+; และ Ctrl+: ก็ได้นะ เช่น
Image may be NSFW.
Clik here to view.
- Stamp วันที่ กด Ctrl+; อย่างเดียว
- Stamp เวลา กด Ctrl+: [หรือ Ctrl+Shift+;] อย่างเดียว
- Stamp วันที่และเวลา กด Ctrl+; แล้วกด spacebar 1 ที แล้วกด Ctrl+: [หรือ Ctrl+Shift+;]
ซึ่งจะเห็นว่าการ Stamp วันที่และเวลา กดยากและไม่สะดวก.. ซึ่งผมมีอีกวิธีมาแนะนำ นั่นคือ การ Stamp ค่าด้วยสูตร!!
Stamp ค่าด้วยสูตร
เราสามารถใช้เทคนิคการเขียนสูตรแบบ Circular Reference (วน Loop งูกินหาง) เพื่อให้ Excel Stamp วันที่+เวลา เมื่อเกิดเหตุการณ์ที่ต้องการได้ เช่น เมื่อมีคนเปลี่ยน Status เป็น Done เมื่อไหร่ ก็ให้ Stamp วันที่+เวลา ณ ตอนนั้นได้ทันที!
เช่น =IF([@สถานะงาน]=”Done”,IF([@วันจบงานจริง]=””,NOW(),[@วันจบงานจริง]),””)
Image may be NSFW.
Clik here to view.
** ส่วนที่ Highlight สีแดงในสูตรข้างบน คือ ส่วนที่เป็น Circular Reference หรืออ้างอิงกันเองแบบงูกินหาง ซึ่งปกติ Excel จะด่าเรา เวลาเราเขียนสูตรแบบ Circular นี้
Image may be NSFW.
Clik here to view.
แต่ถ้าเราไปตั้งค่าใน Excel Option -> Tab Formula -> ติ๊กให้ Enable Iterative Calculation มันก็จะทำงานได้!!
Image may be NSFW.
Clik here to view.
หลังปรับ Option แล้ว จะเห็นว่า พอลองแก้ Status เป็นอย่างอื่น แล้วเปลี่ยนเป็น Done อีกที สูตรก็จะทำงานแล้ว แต่ Format อาจจะผิด!
Image may be NSFW.
Clik here to view.
Tips : สร้างเลข Running อัตโนมัติ
คุณสามารถใช้เทคนิค Circular นี้กับเลข Running Number ก็ได้ เช่น
=IF([@ชื่องาน]=””,””,IF([@ลำดับเลขงาน]=””,ROW([@ลำดับเลขงาน])-1,[@ลำดับเลขงาน]))
** หากใส่สูตรว่า =ROW([@ลำดับเลขงาน])-1 ธรรมดาก็ใช้งานได้ แต่ถ้า Sort ปุ๊ปทุกอย่างจะพังเลย
Image may be NSFW.
Clik here to view.
8. ปรับ Format ตัวเลขให้โดนใจ
ตัวเลขวันจบงานที่ขึ้นมา เราใช้สูตรว่า NOW() แปลว่ามันจะต้องเป็นวันที่และเวลา
ซึ่งจริงๆ เลข 4 หมื่นแบบมีทศนิยมก็คือ วันที่+เวลานั้นแหละ แค่ยังไม่ได้ปรับ Format เท่านั้นเอง
หน้าที่ของเราก็คือปรับ Number Format ให้ถูกต้อง โดยคลิ๊กขวา -> Format Cell หรือกด Ctrl+1
Image may be NSFW.
Clik here to view.
นี่ไง ออกมาเป็นวันที่และเวลาแล้ววว
Image may be NSFW.
Clik here to view.
Custom Number Format
นอกจากนี้ยังมี Custom Number Format ที่น่าสนใจอีกเพียบ
- #,##0.00,, = แสดงตัวเลขในหลักล้านด้วยทศนิยม 2 ตำแหน่ง
- #,##0.00 “บาท” = ใส่คำว่าบาท หลังตัวเลข แต่ยังคงทำให้คำนวณต่อได้
- 000-000-0000 = ใส่ – ระหว่างตัวเลขหลักต่างๆ
9. รู้จักใช้ Conditional Formatting เพื่อใส่ Format แบบ Dynamic
เวลาเราเลือก Status ของงาน เช่น To do/Doing/Done เราอาจต้องการให้สีของพื้นหลังของ Cell เปลี่ยนไปตาม Status ที่ปลี่ยนไปได้ ซึ่งเราทำแบบนี้ได้ด้วยเครื่องมือ Conditional Formatting
- ถ้าจะเปลี่ยนสีตามข้อมูลที่อยู่ในช่องตัวเอง แบบนี้จะทำง่าย มีเมนูให้เลือกเลยตามใจชอบ
- แต่ถ้าจะให้เปลี่ยนสีโดยขึ้นกับข้อมูลในช่องอื่น แบบนี้ต้องเลือกแบบ Use Formula… ซึ่งจะต้องมีความรู้การเขียนสูตรเชิง Logic ด้วย
ปรับ Format ตามเงื่อนไขจากข้อมูลช่องตัวเอง
เช่น ถ้า Status เป็น Done ผมจะให้สีของช่อง Status เป็นสีเขียว แบบนี้ทำง่ายมากโดยเลือกที่ช่อง Status แล้วเลือก
Conditional Formatting -> Highlight Cells Rules -> Equal to –> ใส่คำว่า Done แล้วเลือก Format ที่ต้องการ (ถ้าไม่ตรงใจให้เลือก Custom)
Image may be NSFW.
Clik here to view.
ปรับ Format ตามเงื่อนไขจากข้อมูลช่องอื่น
สมมติอยากให้ลำดับเลขงานและชื่องานที่เสร็จแล้วเป็นสีเขียวด้วย แบบนี้ต้องไปเลือกช่อง ลำดับเลขงานและชื่องาน
แล้วไปที่ Conditional Formatting -> New Rules -> Use Formula to determine…
จากนั้นใส่สูตรเพื่อเช็คเงื่อนไข ถ้าสูตรเป็นจริงก็จะ Apply Format ที่ตั้งค่าไว้
ในที่นี้ผมจึงต้องใส่สูตรว่า =$F2=”Done” โดยต้องใส่ $ที่คอลัมน์ ไม่ใส่ที่ Row เพราะต้องอ้างอิงกับคอลัมน์ F ตลอด แต่ให้เลื่อนบรรทัดลงไปเรื่อยๆ ได้
Image may be NSFW.
Clik here to view.
จากนั้นกำหนด Format ตามใจชอบ แล้วกด Ok ก็จะเห็นว่าสีเปลี่ยนตามสถานะได้แล้ว
Image may be NSFW.
Clik here to view.
Image may be NSFW.
Clik here to view.
10. เอาข้อมูลไปสรุปผลต่อใน PivotTable/PivotChart
เนื่องจากเราเก็บข้อมูลอยู่ในลักษณะ Database อย่างดีแล้ว เวลาเราจะวิเคราะห์/สรุปผลข้อมูลด้วยก็ทำได้ว่านแสนง่าย
โดยให้คลิ๊กที่ช่องไหนก็ได้ แล้วกด Insert PivotTable/PivotChart แล้วลากข้อมูลไปมา แปปเดี๋ยวก็เสร็จแล้ว
Image may be NSFW.
Clik here to view.
Image may be NSFW.
Clik here to view.
Tips แถม : หา Template เจ๋งๆ มาใช้ซะ
ถ้าไม่อยากทำไฟล์เอง ก็หา Template เจ๋งๆ มาใช้ซะเลย ในโลกอินเตอร์เน็ตมีให้โหลดมาใช้ฟรีเยอะแยะ ถ้าที่มีให้โหลดมันยังไม่โดนใจ 100% เราก็สามารถโหลดอันที่ถูกใจที่สุดมาดัดแปลงจนตรงกับความต้องการของเราก็ได้ครับ ^^
ใครมี Template อะไรเจ๋งๆ ฟรีๆ ก็บอกมาได้นะครับ
ตาคุณแล้ว
ใครมีเทคนิคอะไรดีๆ ในการทำงาน อย่าลืม Comment ลงในบทความนี้ เพื่อแบ่งปันให้คนอื่นรู้ด้วยนะครับ
หลักการสำคัญที่ผมเชื่อมาโดยตลอดก็คือ “ยิ่งให้ยิ่งได้” ยิ่งเราสอนคนอื่น เราเองก็จะเก่งขึ้นไปด้วยโดยธรรมชาติ
ยิ่งถ้ารู้ว่ามีคนได้ประโยชน์จากความรู้ที่เราบอกไป แค่นี้เราก็ฟินสุดๆ แล้วล่ะ
ยังไงก็ขอบคุณมากครับ ที่อ่านมาจนจบบทความ ถ้าถูกใจก็ฝากแชร์ให้เพื่อนๆ ของคุณรู้ด้วยนะครับ ^^